Sangat menarik ketika saya menemukan artikel Dr.Rhonda Savage dari internet mengenai pemasaran yang bertanggung jawab sosial melalui media sosial, khususnya media yang sangat terkenal yaitu "Facebook". Dia menekankan bahwa perusahaan saat ini harus berhati-hati terhadap penggunaan Facebook untuk memasarkan produk dan jasa dan harus mengetahui batasan penggunaan Facebook sebagai alat pemasaran dalam konteks profesional atau pribadi.Melalui Facebook, sebuah perusahaan dapat memelihara hubungan yang dekat dengan pelanggan dalam tingkatan antar pribadi. Pelanggan juga akan merasa bahwa perusahaan mengerti keinginan mereka dalam konteks personal. Dengan menggunakan fasilitas "Business Pages" pada Facebook, sebuah perusahaan dapat meningkatkan status website yang dimilikinya melalui SEO (Search Engine Optimization) sehingga pembeli potensial dapat dengan mudah menemukan perusahaan tersebut.
Di sisi lain, Facebook dapat memberi dampak buruk. Sebuah studi pada perusahaan mengungkapkan bahwa 8% pegawai mereka dipecat karena mereka menghabiskan waktu terlalu banyak untuk media sosial, seperti Facebook atau LinkedIn. Karyawan juga dipecat karena mereka menyebarluaskan informasi yang sensisitf dan tidak profesional mengenai atasan dan perusahaan tempat mereka bekerja. Meskipun Facebook menyediakan fungsi "Privacy Setting" tetapi tidak mengurangi resiko yang timbul dari adanya akses karyawan tersebut terhadap media sosial.
Dr.Rhonda Savage menyatakan bahwa perusahaan harus memiliki panduan yang spesifik mengenai penggunaan media sosial. Menurutnya, majikan harus melakukan pengawasan terhadap media sosial dan karyawan harus menggunakan akal sehat dalam membagi informasi tentang majikannya melalui media sosial. Majikan perlu membangun vis, misi, dan kebijakan etika dalam penggunaan media sosial.
Berikut ini adalah panduan dasar yang diusulkan Dr.Rhonda Savage mengenai penggunaan media sosial (berlaku untuk pemilik dan karyawan):
1. Jangan pernah menyampaikan hal yang secara langsung atau tdak langsung menghina konsumen, pelanggan atau bisnis itu sendiri.
2. Ketika menyampaikan sesuatu pada website pribadi atau media sosial, bersikaplah baik dan sopan. Buatlah panduan verbal mengenai "apa yang boleh dan tidak boleh diucapkan" di media sosial.
3. Naikkan kualitas Facebook milik kantor dengan memulai diskusi yang positif mengenai karyawan dan produk/jasa. Misalnya dengan menyampaikan pendapat/pengakuan pelanggan yang telah lalu ke media sosial.
4. Dengan ijin konsumen, libatkan mereka dalam usaha anda. hal ini dapat dimulai dengan cara berhubungan baik dengan konsumen dan menyampaikan informasi mengenai bisnis mereka ke media sosial. Jika anda memiliki halaman (web) pribadi dan bisnis, pertimbangkan bahwa kebijakan perusahaan anda membolehkan konsumen menjadi teman pribadi. Seorang pebisnis bisa kehilangan banyak konsumen ketika konsumen ditolak untuk menjadi teman pribadi.
5. Cantumkan dalam buku peraturan perusahaan mengenai Facebook dan media sosial sehingga setiap karyawan mengetahui apa yang boleh dan tidak boleh.
6. Tunjuk satu atau lebih karyawan yang khusus untuk menyampaikan pesan dan memperbarui website. Alokasikan 1-2 jam/minggu waktu khusus untuk pemasaran melalui website karena bisnis memerlukan penyebaran informasi baru dan menjaga hubungan dengan pelanggan.
Saya memahami bahwa penjelasan tersebut di atas dengan jelas merujuk kepada "penggunaan yang etis" media sosial dalam sebuah perusahaan. Akan tetapi, saya meragukan kriteria etika yang digunakan Dr.Rhonda Savage dalam panduan di atas. Pertama, standar etika apa yang digunakan majikan ketika karyawan menyampaikan informasi mengenai pelanggaran hukum atau kejahatan perusahaan? Kedua, bagaimana majikan harus melakukan tindakan terhadap karyawan yang mengungkapkan pelanggaran hukum atau kejahatan perusahaan, khususnya ketika pelanggaran atau kejahatan tersebut memberi dampak negatif yang signifikan kepada konsumen?
Saya ingin melihat penggunaan media sosial dari perspektif perusahaan yang bertanggungjawab sosial berdasarkan (Final Draft International Standard) FDIS ISO 26000. Ada dua prinsip Tanggung Jawab Sosial yang harus diperhatikan, yaitu (1) menghargai kepentingan para stakeholder (pemangku kepentingan), dan (2) menghargai hukum. Kedua prinsip ini dapat digunakan sebagai panduan etika untuk menyikapi karyawan yang mengungkapkan informasi-informasi sensitif perusahaan - biasa disebut "whistle blowers", melalui media sosial.
Perusahaan-perusahaan yang bertanggungjawab sosial sebaiknya menyediakan mekanisme pengaduan internal sebagai metode untuk menampung pengaduan karyawan dan mencegah mereka untuk membuka hal-hal yang bersifat kecaman ke pihak luar, termasuk melalui media sosial. Majikan sebaiknya menunjukkan komitmen mereka untuk bertanggungjawab sosial dengan tidak memperlakukan whistle blower secara kasar/keras. Sebaliknya, majikan sebaiknya secara positif merespons situasi dan melihat hal ini sebagai kesempatan untuk melakukan perbaikan, khususnya jika isu yang diangkat berhubungan dengan kepentingan stakeholder (misalnya; kesehatan dan keselamatan produk dan jasa) dan tata kelola perusahaan (misalnya; pelanggaran hukum). Perusahaan sebaiknya melakukan tindakan yang cepat terhadap kasus-kasus ini.
Saya memahami bahwa perusahaan-perusahaan akan mengalami penurunan reputasi dan penjualan. Dalam situasi ini, perusahaan dapat melakukan program komunikasi yang menjelaskan bahwa tindakan-tindakan yang telah diambil perusahaan adalah bagian dari komitmen perusahaan dalam hal tanggung jawab sosial kepada konsumen. Saya percaya bahwa ini adalah jalan yang terbaik bagi perusahaan-perusahaan daripada membiarkan masalah berkembang secara diam-diam dan menjadi bom waktu bagi keberlanjutan bisnis di masa datang.
(SP)
Catatan:
Dr.Rhonda Savage adalah pembicara internasional dan CEO konsultan dan manajemen terkenal. Dr.Savage adalah motivator mengenai kepemimpinan, masalah perempuan, dan komunikasi.
Reference;
http://www.techjournalsouth.com/2010/06/the-good-the-bad-and-the-ugly-of-workplace-social-media-use/
English version
It was very interesting when I found an article of Dr. Rhonda Savage from the internet about socially responsible marketing in social media, particularly the famous one called "Facebook". She emphasized that nowadays a company should be cautious in using Facebook for promoting products and aware about the line between personal and professional use of Facebook as a marketing tool.
Through Facebook, a company can maintain a close relationship with customers at personal level. Customers will feel connected to the company and assume that the company understand what they want. By using business pages on Facebook, a company can boost up its website status through Search Engine Optimization, thus, potential clients will easily knowing the company.
On the other hand, Facebook can also bring unfavorable impacts. A study of companies disclosed that 8% of their employees were discharged because they spent too much time on social media, such as Facebook or LinkedIn. Employees were also fired because they disseminated sensitive and unprofessional information about the companies and their bosses. Even though privacy setting can be used in Facebook, a company is facing risks from the employees' accessibility to social media.
Dr. Rhonda Savage wrote that a business should have specific guidelines addressing the use of social media. She noted that employers should monitor social media and employees should use common sense in sharing information about the employers to social media. Employers also need to develop vision, mission, and ethical policies regarding the use of social media.
Following are some basic guidelines proposed by Dr. Rhonda Savage for using social media (these apply to owners and employees);
- Never post anything that directly or indirectly insults customers, clients or the business itself.
- When posting on personal and social media sites, be nice and keep it clean. Develop verbal clue cards on “what to say and not to say” on social media.
- Consider leveraging the office’s Facebook profile to start positive conversations about employees and the products/services. Regularly posting testimonials from current or past clients may help.
- With customers’ permission, involve them in your efforts. You can do this by connecting with customers and posting information about their business.
If you have a personal page and a business page, consider your policy regarding clients who want to become personal friend. One business owner may lost customers who requested to be personal friends but being rejected. - Create a page in the office policy manual regarding Facebook and social media posting so each employee understands what to do and what not to do.
- Appoint one or more specific employees to be responsible for posting on and updating sites. Allocate 1-2 hours/week for this responsibility dedicated to marketing on the web because business needs to update the sites frequently to deliver fresh information and maintain connection with clients.
I believe that the aforementioned guidelines clearly highlight the "ethical use" of social media in a company. However, I would like to question the ethical criterion used by Dr.Rhonda Savage in the guidelines above. First, what is the ethical standard for the employers if the employees post information about legal violations of the companies or corporate frauds? Second, how should the employers respond to the employees who disclose legal violations or corporate frauds, especially when the violations or frauds can bring negative impacts significantly to customers?
I would like to see the use of social media from the perspectives of a socially responsible companies according to the (Final Draft International Standard) FDIS ISO 26000. There are two principles of Social Responsibility (SR) that we have to consider, which are (1) respect to stakeholder interest, and (2) respect for the rule of law. These two principles can be used as the ethical guidelines for addressing the employees that disclose companies' sensitive information - usually known as "whistle blowers", through social media.
Socially responsible companies should provide internal grievance mechanisms as the tools to capture employees' grievances and prevent them disclosing criticisms to external parties, including through social media. The employers should show their commitment to Social Responsibility by not responding harshly to the whistle blowers. Instead, the employers should positively respond the situation and see this as the opportunities to fix the situations, especially when the issues are related to the stakeholders interests (i.e. health and safety products and services) and good corporate governance (i.e. violations of laws). Immediate actions to address the cases should be carried out by the companies.
I acknowledge that the companies may experience reputation degradation and decreasing income. In this situation, companies can initiate corporate communication programs that explain the actions taken to solve the issues as part of the companies' commitments to Social Responsibility to the customers. I believe this is the best way for the companies rather than keeping the issues under ground and becoming the time bomb for the sustainability of business in the future.
(SP)
Dr. Rhonda Savage is an internationally acclaimed speaker and CEO for a well-known practice management and consulting business. Dr. Savage is a noted motivational speaker on leadership, women’s issues and communication.
Reference;
http://www.techjournalsouth.com/2010/06/the-good-the-bad-and-the-ugly-of-workplace-social-media-use/
